Heutzutage gibt es viele verschiedene Kanäle für die Kommunikation mit Kunden und die Führung eines Unternehmens, aber das Telefon ist immer noch ein effektives Instrument. Die Beherrschung der Kunst des Anrufbeantworters am Geschäftstelefon ist entscheidend für einen effektiven Kundenservice. Die Einhaltung der üblichen Geschäftsetikette und professioneller Verfahren ist für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich. Um Kunden zu gewinnen und zu binden, den Ruf Ihres Unternehmens zu verbessern und Ihr Geschäft auszubauen, müssen geschäftliche Telefonanrufe professionell abgewickelt werden, wobei diese Standard-Etikette zu beachten ist. Die Anrufannahme ist also sehr wichtig.
Tipps für die Anrufannahme im Geschäftsbereich
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, Geschäftsanrufe professionell zu beantworten. Vergessen Sie nicht, dass der Kunde zuerst anruft. Auch wenn es sich um eine gebührenfreie Nummer handelt, hat der Kunde die Initiative ergriffen und ist ans Telefon gegangen. Wenn es sich nicht um eine gebührenfreie Nummer handelt, müssen Sie noch vorsichtiger sein. Deshalb muss jedes Wort, das Sie sagen, gezählt werden.
nach dem zweiten Klingeln abnehmen
Seien Sie nicht zu voreilig, aber auch nicht zu spät: Nehmen Sie nach dem zweiten Klingeln ab. Eine zu schnelle Antwort kann Sie überraschen oder Ihnen das Gefühl geben, unvorbereitet zu sein, und eine zu späte Antwort ist unhöflich. Es ist auch unhöflich, zu spät ans Telefon zu gehen, und wenn Sie zu spät ans Telefon gehen, wirken Sie leichtsinnig und faul. Noch schlimmer ist es, wenn Sie erneut anrufen müssen, nachdem Sie beim ersten Mal nicht abgenommen wurden.
mit einem Lächeln antworten
Ja, der Kunde kann Sie nicht sehen, aber Ihre Stimme spiegelt dies wider. Wenn Sie diesen Ausdruck verwenden, werden Sie am Telefon gut klingen. Dieser einfache Akt der Freundlichkeit kann für Ihr Unternehmen einen großen Unterschied machen. Es stärkt das Vertrauen des Kunden in Ihr Unternehmen und schafft eine positive Erwartungshaltung hinsichtlich dessen, was Ihr Unternehmen für ihn tun kann, wie wir denken.
Identifizieren Sie sich
Der Kundendienstmitarbeiter, der sich am Telefon meldet, sollte den Namen des Unternehmens nennen und sich dann vorstellen. Es ist besser, wenn Sie Ihren Namen zuerst sagen, da dies professionell ist und der Kunde nach Ihrem Namen fragen muss. Außerdem müssen die Kunden mit dem Vornamen angesprochen werden. Wenn Sie den Anruf eines Unternehmens entgegennehmen, brauchen Sie nur Ihren Vornamen zu nennen. Das ist oft üblich unter Geschäfts Partnern.
fließend und professionell sprechen
Sie müssen in der Lage sein, alle Wörter richtig auszusprechen. Wenn möglich, sollten Sie Ihren Akzent verbessern. Wenn Sie einen guten Telefonanschluss haben, werden die Kunden Sie nicht bitten, sich zu wiederholen. Gestalten Sie Ihre Gespräche so reibungslos wie möglich. Es sollten keine umgangssprachlichen oder informellen Wörter oder Ausdrücke oder Laute verwendet werden.
Die Konversation sollte freundlich, aber professionell sein.
einfühlsam sein
Seien Sie in Ihren Gesprächen aufmerksam und besorgt. Sorgen Sie dafür, dass sich der Kunde wohl fühlt, und zeigen Sie ihm, dass Sie sich wirklich um ihn kümmern. Dies ist ein Bereich, den alle Anrufbearbeiter beherrschen müssen. Diese einfache Maßnahme wird Ihnen helfen, treue Kunden zu gewinnen. In einer Welt, in der viele Menschen egoistisch sind, werden Sie bei Ihren Kunden einen bleibenden Eindruck hinterlassen, wenn Ihre Stimme echte Sorge und Fürsorge zeigt. Jeder möchte umsorgt werden.
realistische Antworten geben
Wenn ein Kunde eine Beschwerde oder Anfrage hat, werden wir unser Bestes tun, um seine Bedürfnisse zu erfüllen. Um unsere Kunden zufrieden zu stellen, dürfen wir jedoch nichts versprechen oder zusagen, was unser Unternehmen nicht leisten kann. Denken Sie realistisch darüber nach, was Sie tun können. Sie werden mit Sicherheit Kunden verlieren, die Sie auf diese Weise enttäuschen. Das ist natürlich nichts gutes für Ihr Unternehmen und sollte auf jeden Fall vermieden werden.